Kommunikation in Zeiten von Home-Office

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AllgemeinPR & Kommunikation

09. August 2021

„Hörst du mich?“ „Meine Internetverbindung funktioniert gerade nicht richtig.“ „Meine Kamera geht nicht.“ „Du bist noch auf stumm.“ – Diese Sätze hören wir aktuell oft. Die Corona-Pandemie hat uns und unseren Arbeitsalltag immer noch fest im Griff. Homeoffice-Regelungen, leere Büros und virtuelle Meetings verändern das Arbeitsleben grundsätzlich und stellen uns vor neue Herausforderungen. Besonders die Kommunikation am Arbeitsplatz leidet darunter.

Sich bei den Kollegen mal eben über den Schreibtisch hinweg nach dem aktuellen Stand seines Projektes erkundigen, nach seiner Meinung fragen oder um Hilfe bitten – im Homeoffice schwierig. Stattdessen jagt eine Videocall-Einladung die nächste. Wegen Kleinigkeiten möchte man oft nicht zum Telefon greifen oder den Kollegen mit E-Mails bombardieren. Fragen oder Anliegen werden dadurch oft aufgeschoben oder sogar komplett vergessen. So können Informationen verloren gehen, Aufgaben übersehen werden, Verantwortlichkeiten ungeklärt bleiben und Missverständnisse entstehen. Auf Kommunikationslücken folgen Informationslücken und Entscheidungen verzögern sich.

Auch die Erreichbarkeit ist unklar, wenn einem der Kollege nicht gerade direkt gegenübersitzt. Hat der Kollege heute frei? Ist er krank? Wie lange arbeitet er heute? Ist er gerade in einem Termin oder Videocall? Dazu können technische Probleme den Austausch mit dem Kollegen erschweren. Schlechte Telefon- und Internetverbindung zu Hause, veraltete Geräte, aber auch Verständnisprobleme bei der Bedienung der vielen verschiedenen Online-Kommunikations-Plattformen.

Die Kommunikation mit unseren Kunden und Geschäftspartnern bringt aktuell einige Hürden mit sich. Einige sind telefonisch schwer erreichbar, weil sie zu Hause eine schlechte Verbindung haben oder ihr Bürotelefon nicht auf die Mobilnummer umgeleitet haben. Pakete und Briefe kommen in den Redaktionen und Büros zwar an, bleiben aber aufgrund von nur zeitweiser Besetzung lange ungeöffnet. Auch fehlt der persönliche Kontakt auf Redaktionstouren und Messen.

Für die externe Kommunikation mit Kunden und Partnern ist es besonders wichtig, den persönlichen Austausch aufrechtzuerhalten. Rufen Sie Ihre Kunden an, statt lange E-Mails zu schreiben. Erkundigen Sie sich, wie und wann Ihre Kontakte erreichbar sind und an welche Adresse Sie Pakete oder Briefe senden sollen, falls Ihr Kontakt im Homeoffice arbeitet UND seien Sie vor allem selbst gut erreichbar. Fragen Sie, wie die Kommunikation stattfinden soll und über welche Kanäle. Vereinbaren Sie auch hier regelmäßige Telefonkonferenzen oder Online-Meetings.

Am wichtigsten ist: Geben Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern trotz allem ein Gefühl von Sicherheit. Versichern Sie ihnen, dass Sie trotz der Situation Ihr Bestes geben und sich bemühen, alle Anfragen und Aufgaben wie gewohnt verlässlich, zügig und unkompliziert zu erledigen und bei Problemen frühzeitig Bescheid zu geben.

Die Gesundheit und der gegenseitige Schutz für ein baldiges Ende der Pandemie gehen natürlich vor. Aber auch wir freuen uns darauf, hoffentlich bald wieder in voller Besetzung im Büro arbeiten zu können, die Mittagspause gemeinsam zu verbringen und unsere regelmäßigen Teamevents abhalten zu können!

Melanie Riedl

Werkstudentin