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Checkliste zur Redaktionstour
Agentur NewsAllgemeinMessen & EventsPR & Kommunikation
01. Juni 2023
Wer uns auf Instagram folgt, der hat gesehen, dass wir in den letzten Wochen viel unterwegs waren. Wir waren mit und für unseren Kunden JBL auf Redaktionstour in München, Wien, Zürich, Berlin, Hamburg, Köln und Düsseldorf. Doch was genau ist das eigentlich, eine Redaktionstour? Warum macht man das überhaupt und was muss man beachten?
Ihr konntet es vielleicht schon erahnen: bei einer Redaktionstour besuchen wir Journalisten in ihren Redaktionen. In einem persönlichen Gespräch präsentieren wir ihnen die neuesten Themen und Produkte unserer Kunden. In erster Linie dient eine Redaktionstour dazu, den Kontakt mit bekannten Journalisten zu pflegen oder neue Kontakte in relevanten Medien zu knüpfen. Vor allem größere Medienhäuser werden mit Produktneuheiten geradezu überrannt. Ein persönlicher Besuch zeigt nicht nur die Wertschätzung dem Journalisten gegenüber, sondern hilft auch, aus der Masse an Produkten und Informationen herauszustechen und im Gedächtnis zu bleiben. Wichtig ist, dass die Redaktionstour dem jeweiligen Redakteur einen entsprechenden Mehrwert bieten. Das kann zum Beispiel ein erstes Hands-on oder oder exklusive Informationen von neuen Produkte noch vor dem offiziellen Verkaufsstart sein.
Checkliste zur Redaktionstour
Vorab gibt es natürlich eine Menge zu beachten, damit die Redaktionstour ein voller Erfolg wird. Plane hierfür etwa 6 Wochen Vorlaufzeit ein. Folgende Dinge solltest du bei der Planung und Organisation auf jeden Fall bedenken:
1. Terminabstimmung (intern und extern)
Wann soll die Redaktionstour stattfinden und wie lange soll sie dauern? Wichtig ist vor allen Dingen Urlaubszeiten rund um Ferien, Feiertage und lange Wochenenden zu vermeiden. Auch Montage und Freitage sind bei Redakteuren nicht sonderlich beliebt. Wichtige Termine in der Branche, wie beispielsweise Messen und Events solltest du ebenfalls in die Planung einbeziehen. Am besten eignen sich Frühjahr und Sommer, da im Herbst bereits ein Großteil der Themen und Inhalte für den Rest des Jahres definiert ist.
2. Zielgruppe und Routenplanung
Stimme dich mit deinem Kunden ab, welche Medien und Journalisten relevant sind und wen ihr besuchen möchtet. Wenn das festgelegt ist, hast du auch schon einen grober Plan, welche Städte bei der Redaktionstour besucht werden sollen. Plane sinnvolle Route innerhalb der Stadt, um möglichst wenig Zeit auf der Straße zu verbringen. Lege Termine mit mehreren Redaktionen in einem Medienhaus zusammen oder lade bspw. freie Journalisten in ein zentrales Restaurant ein.
3. Reiseorganisation
Die Route und der Zeitplan steht, die Termine sind ausgemacht und die Reisenden definiert. Wer reist wann und von wo aus an? Kümmere dich frühzeitig um entsprechende Flug- und Zuverbindungen sowie eventuelle Hotelübernachtungen. Wenn du mit dem Auto anreist, beachte Stoßzeiten, Baustellen und Parkmöglichkeiten vor Ort. Bilde der Umwelt zuliebe Fahrgemeinschaften mit deinen Kollegen und Kunden.
4. Informationssammlung und Präsentation
Was möchte ich auf der Redaktionstour alles erzählen? Womit biete ich dem Journalisten einen Mehrwert? Welche der aktuellen Produkte sind relevant und was ist das besondere an ihnen? Was gibt es abseits der Produkte für Neuigkeiten? Plant ihr vielleicht gerade ein cooles Event, habt einen neuen Markenbotschafter, engagiert euch für wohltätige Zwecke oder habt ein spannendes Sponsoring an Land gezogen? Sammle alle wichtigen Informationen und bereite sie in einer übersichtlichen Präsentation ansprechend auf. Achte dabei auf eine zielgerichtete Ansprache und Informationen, passend zum jeweiligen Medium.
5. Produkt-Demos
Damit die Journalisten ein besseres Bild von deinen Produkten bekommen, solltest du die Neuesten als Vorzeigemodelle im Gepäck haben. Plane an dieser Stelle auch Give-Away-Produkte und Goodie-Bags ein. Unsere aktuellste Redaktionstour fand im März und somit vor den Osterferien statt, deshalb haben wir zusammen mit JBL eine kleine Oster-Goodie-Bag mit einem Schoko-Osterhasen, Ostergras und einem JBL True-Wireless-Kopfhörer gepackt.
Endlich geht es los – worauf muss ich unterwegs achten?
Der erste Tag der Redaktionstour steht an, du bist bestens vorbereitet und hoch motiviert geht’s los! Woran muss ich denken und was muss ich vor Ort alles dabei haben, damit nichts mehr schief gehen kann? Auch unterwegs gibt es einiges zu beachten und einige Dinge, die du auf jeden Fall dabei haben solltest:
- Mobiltelefon
- Visitenkarten
- Kontaktdaten der Journalisten (Gib auf jeden Fall Bescheid, falls du dich verspäten solltest!)
- Evtl. Goodie Bags, kleine Geschenke
- Testprodukte zum Verbleib in der Redaktion
- Routen- und Terminplan
- Reiseinformationen und Tickets
- Schreibutensilien für Notizen zu Testmusterwünschen, Rückfragen etc.
- Laptop und Ladekabel (evtl. Präsentationsadapter)
Die Redaktionstour ist vorbei – und jetzt?
Ein Follow-Up ist wichtig! Lass den Journalisten nach deinem Redaktionsbesuch nicht mit den ganzen Informationen, Produkten und Ideen alleine. Fasse euren Termin nochmal ein einer E-Mail zusammen, bedanke dich für die gemeinsame Zeit und stelle das Informationsmaterial inklusive Produktdatenblättern, Bildmaterial, Pressemitteilungen und der Präsentation bereit. Hier ist es besonders wichtig, auf individuelle Kooperationsmöglichkeiten, Ideen und Testmusterwünsche und spezifische Fragen zu Produkten einzugehen, die während dem Termin aufgekommen sind.
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